Qualità, Ambiente, Etica e Anticorruzione
Presentazione del servizio
I servizi di consulenza per la certificazione di sistema includono le attività di sviluppo, assistenza e verifica occorrenti per una corretta implementazione delle procedure certificabili.
Nella prima fase del progetto si procede alla creazione del sistema documentale, mentre in quelle di assistenza e verifica includono interventi di consulenza mirata all’esercizio del sistema, alle attività di verifica e riesame del sistema. Entrambe le attività sono supportate da interventi formativi “on the job”, necessari per facilitare la comprensione degli obiettivi organizzativi e accelerare i tempi di portata a regime del sistema per il raggiungimento di benefici tangibili.
L’intervento richiede la pianificazione delle seguenti attività:
- stesura mappa organizzativa (identificazione ruoli e responsabilità);
- definizione politica e obiettivi aziendali;
- rilevazione dati aziendali e relativo ciclo di vita;
- sviluppo e creazione del sistema;
- applicazione della documentazione prevista dal sistema attraverso incontri formativi;
- momenti di controllo e verifica volti a raggiungere un livello di conformità organizzativo;
- assistenza alla certificazione.
Il Piano degli incontri (con relativa registrazione), fornito ad avvio del servizio, oltre ad essere un’utile guida per la comprensione dei criteri adottati per la costruzione del sistema, costituisce una base per la verifica del corretto sviluppo del rapporto contrattuale.
Risorse impiegate nel progetto
Il sistema oggetto del servizio di consulenza sarà sviluppato da un gruppo di progetto così costituito:
- Direzione di progetto: Progettisti organizzativi qualificati dalla FITA-Confindustria (Federazione Italiana Servizi Professionali e Terziario Avanzato) e/o Certificati dal CEPAS;
- Internal Auditor o Valutatori di sistema: con responsabilità realizzative ed operative inerenti l’assistenza all’implementazione del sistema, la redazione della documentazione e l’assistenza alle verifiche ispettive interne;
- Coordinatore di progetto: esperto specialista con responsabilità di pianificazione e controllo.
Attività tipiche del percorso di consulenza
Le fasi tipiche del percorso di consulenza ipotizzato per la creazione, l’implementazione e gestione di sistemi organizzazioni certificabili includono sia incontri presso l’azienda che attività interne a Innovazione e Apprendimento, e sono illustrate nella seguente tabella:
| Fase | Macroattività | Tipologia | Destinatari |
Realizzazione |
Definizione sistema documentale con l’individuazione delle funzioni aziendali e relativi compiti nell’ambito organizzativo
Incontri con la Direzione e con i Responsabili di area |
Consulenza | Direzione
Resp.li di Area
|
| Utilizzo sperimentale delle procedure e valutazione dei risultati | Consulenza | Tutti i livelli | |
| Assistenza all’esercizio | Addestramento sulla normativa di riferimento.
Addestramento all’utilizzo delle procedure di sistema |
Formazione | Tutti i livelli |
| Attività di verifica ispettiva interna per l’intero ciclo di vita aziendale | Audit | Tutti i livelli | |
| Assistenza
alla Certificazione |
Selezione dell’Ente di certificazione | Consulenza | Direzione |
| Preparazione del 1° riesame del sistema qualità | Consulenza | Direzione
Resp. li di Area |
|
| Assistenza all’assessment documentale | Consulenza | Rap.te Direzione | |
| Assistenza alla gestione delle modifiche documentali | Consulenza | Rap.te Direzione | |
| Assistenza in fase di certificazione | Consulenza | Tutti i livelli | |
| Assistenza
Post- certificazione |
Eventuale aggiornamento documentale, interventi formativi e secondo ciclo di verifiche ispettive interne per garantire la portata a regime del sistema | Consulenza
Formazione Audit |
Tutti i livelli |
| Assistenza alla prima Verifica di mantenimento | Consulenza | Tutti i livelli |
Realizzazione
- Definizione sistema documentale con l’individuazione delle funzioni aziendali e relativi compiti nell’ambito organizzativo – Incontri con la Direzione e con i Responsabili di area (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Direzione li di Area)
- Utilizzo sperimentale delle procedure e valutazione dei risultati (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Tutti i livelli)
Assistenza all’esercizio
- Addestramento sulla normativa di riferimento. Addestramento all’utilizzo delle procedure di sistema (Tipologia: Formazione) (Destinatari: Tutti i livelli)
- Attività di verifica ispettiva interna per l’intero ciclo di vita aziendale (Tipologia: Audit) (Destinatari: Tutti i livelli)
Assistenza alla Certificazione
- Selezione dell’Ente di certificazione (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Direzione)
- Preparazione del 1° riesame del sistema qualità (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Direzione Resp.li di Area)
- Assistenza all’assessment documentale (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Rap.te Direzione)
- Assistenza alla gestione delle modifiche documentali (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Rap.te Direzione)
- Assistenza in fase di certificazione (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Tutti i livelli)
Assistenza Post-certificazione
- Eventuale aggiornamento documentale, interventi formativi e secondo ciclo di verifiche ispettive interne per garantire la portata a regime del sistema (Tipologia: Consulenza – Formazione – Audit) (Destinatari: Tutti i livelli)
- Assistenza alla prima Verifica di mantenimento (Tipologia: Consulenza) (Destinatari: Tutti i livelli)
Durata media di un intervento tipo
La durata dell’intervento è prevista complessivamente in dodici mesi a partire dalla data di conferma d’ordine fino alla prima verifica di mantenimento (dopo l’assessment certificativi) da svolgersi con l’’Ente Certificatore (scelto dall’azienda).
Al fine di pianificare anche gli impegni in termini di risorse interne, il percorso della consulenza seguirà presumibilmente la seguente suddivisione in fasi temporali:
- Primo trimestre: incontri con la direzione per la definizione degli obiettivi e per la definizione della struttura organizzativa, incontri con i Responsabili di area per la raccolta, la catalogazione e la razionalizzazione della documentazione esistente (nonché del flusso informativo) o da creare ex-novo; sviluppo in draft del sistema documentale.
- Secondo trimestre: formazione sulla norma di riferimento e implementazione delle procedure nelle aree individuate (ai responsabili del cantiere pilota utilizzato come base per la verifica sul campo in sede di certificazione); avvio dell’attività di verifica ispettiva interna; gestione di eventuali modifiche documentali richieste dall’ente certificatore; non conformità – azione correttiva; primo riesame del sistema; assistenza alla certificazione.
- Terzo e quarto trimestre: chiusura NC/AC derivanti dalla verifica interna e dalla verifica esterna (dell’ente di certificazione); aggiornamento documentazione a seguito sperimentazione del sistema; formazione e addestramento al personale non coinvolto nella fase di avvio; eventuale ulteriore addestramento a personale coinvolto nella prima fase; conduzione secondo ciclo di verifiche ispettive interne.
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